Samen slimmer werken: de nieuwe digitale werkomgeving van Scheers Groep

Famke Hansen

Case - Finance - Nieuws

Over Scheers Groep

Scheers Groep Adviseurs en Accountants is een Limburgs advies- en accountantskantoor dat zich richt op het midden- en kleinbedrijf (MKB). Sinds de oprichting als familiebedrijf in 1978 is de organisatie sterk gegroeid en telt inmiddels ruim 90 medewerkers, verdeeld over vestigingen in Roermond, Hoensbroek en Maastricht.

Het team bestaat uit ervaren accountants, fiscalisten, juristen en salarisadministrateurs die samenwerken als één multidisciplinair team. Samen ondersteunen zij ondernemers met een uitgebreid pakket aan juridische, fiscale, financiële en administratieve diensten. Scheers heeft samen met Insign.it de overstap gemaakt naar modern, waarbij er gekozen is voor de inzet van Workspace 365 als digital workplace.

Erik van de Vorst (Relatiebeheerder Automatisering) en Ruben Lampe (Applicatiebeheerder) van Scheers Groep vertelden ons hoe de adoptie van Workspace 365 is verlopen en hoe zij het platform momenteel benutten.

De bestaande werkomgeving

Voor de overstap naar Workspace 365 werkte Scheers Groep met een eigen digitale omgeving. Dit was een servergebaseerd intranet waarin medewerkers onder andere verjaardagen, handboeken en algemene informatie konden vinden. In de basis bood deze omgeving al functionaliteiten die vergelijkbaar waren met Workspace 365, maar de mogelijkheden waren zeer beperkt en er werd weinig tot niet gemoderniseerd.

De grootste uitdaging zat hem met name in het gebruik. Het inrichten en aanpassen van de omgeving was omslachtig. Omdat wijzigingen niet dagelijks nodig waren, zorgde dit niet voor grote problemen, maar het maakte de werkomgeving wel minder flexibel dan gewenst en het intranet werd beperkt gebruikt. Met Workspace 365 konden deze functionaliteiten aanzienlijk uitgebreid worden en was de belofte dat dit veel minder omslachtig zou zijn.

Inrichting van de nieuwe, digitale werkomgeving

Vooraf werden er geen concrete doelen geformuleerd voor de inrichting van de nieuwe digitale werkomgeving. Scheers Groep is er bewust open ingestapt, zonder te weten wat ze echt konden verwachten. Partner Insign.it zorgde voor een solide basisinrichting, zodat het team direct kon starten. In eerste instantie bestond de omgeving vooral uit applicaties en
snelkoppelingen. De echte bedrijfsinhoud, zoals nieuws, foto’s, verjaardagen en aanvullende informatie, werd later volledig door Scheers Groep zelf naar wens toegevoegd en opgebouwd.

Gaandeweg bleek dat Workspace 365 veel meer mogelijkheden bood dan vooraf was verwacht. Na een korte uitleg en begeleiding van Insign.it ging het team zelfstandig aan de slag. Daarbij werd al doende geleerd: een ervaring die zorgde voor snel inzicht. Inmiddels is alles zo soepel verlopen dat Scheers Groep volledig zelfredzaam is wat het beheer en onderhoud van de omgeving, aanvullende ondersteuning is niet meer nodig.

Organisatiebrede adoptie

Vanwege de verschillende vestigingen en hoeveelheid medewerkers binnen de organisatie was adoptie belangrijk. Met collega’s uit verschillende generaties, van jonge medewerkers tot collega’s die al decennia in het vak zitten, was het belangrijk dat iedereen op dezelfde prettige manier met de digitale werkomgeving zou werken.

Om het gebruik te stimuleren, werd de werkomgeving organisatiebreed doorgevoerd. Snelkoppelingen verdwenen van het bureaublad en bij het openen van de browser komt iedereen automatisch terecht in Workspace 365. Er werd dus één centrale werkwijze ingericht en vrijwel direct werd de omgeving dan ook door de hele organisatie gebruikt.

Voor sommige medewerkers voelde de nieuwe werkwijze als een verademing, terwijl anderen kort moesten wennen aan het loslaten van oude gewoontes. Extra trainingen of uitgebreide communicatie bleken niet nodig. De eenvoud van het platform, gecombineerd met het uitschakelen van overbodige functies, zorgde ervoor dat er nauwelijks vragen werden gesteld.

Functionele voordelen van Workspace 365

De overstap naar Workspace 365 betekende vooral een grote verbetering in functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en uitstraling. Het oude intranet, dat dateerde uit 2012, voelde duidelijk verouderd aan. Workspace 365 oogt modern en overzichtelijker en sluit beter aan bij de huidige manier van werken.

Functionaliteiten zoals dark- en light mode, een intuïtieve interface en het direct tonen van de meest gebruikte applicaties en agenda-afspraken worden als duidelijke pluspunten ervaren. De omgeving is volledig naar eigen wens in te richten en werd in de loop van de tijd steeds verder op maat gemaakt. Zodra duidelijk was hoe de structuur werkte, bleek ook het onderhoud zeer eenvoudig.

Belangrijk daarbij is dat alle kerninformatie op één plek samenkomt. Belangrijke mededelingen, applicaties en verjaardagen zijn direct zichtbaar, terwijl minder vaak gebruikte informatie bewust elders is ondergebracht. Doordat zowel cloud- als on-premise omgevingen in één overzicht samenkomen, zien medewerkers in één oogopslag alles wat zij nodig hebben. Zo blijft de omgeving overzichtelijk en is er zo min mogelijk ruis.

Het Workspace 365 platform

Het verschil in de praktijk

Vergeleken met het oude intranet is Workspace 365 aanzienlijk eenvoudiger in te richten en toekomstbestendiger. Het eerdere systeem werd nauwelijks nog doorontwikkeld, bood minder mogelijkheden en was duurder.

Daarnaast draagt de inhoud bij aan het enthousiasme en betrokkenheid van medewerkers over de verschillende locaties: nieuwsberichten, verjaardagen, foto’s en een smoelenboek maken de omgeving herkenbaar en persoonlijk. Medewerkers reageren positief op het delen van nieuws en ervaren het platform als interactief en leuk in gebruik. De mogelijkheid om eenvoudig te reageren nodigt uit om actief deel te nemen.

Tot slot: de ervaringen

Binnen de organisatie zijn er duidelijke ambassadeurs ontstaan. Collega’s zoals Erik, Ruben en Renzo speelden hierin een belangrijke rol door actief inhoud toe te voegen en de inrichting verder te personaliseren. Het meest tevreden zijn ze met het hoofdscherm: alles is overzichtelijk en direct zichtbaar voor alle collega’s. Informatie kan eenvoudig gedeeld worden, wat bijdraagt aan transparantie en efficiëntie.

Aan organisaties die willen starten met Workspace 365 adviseren zij om vooraf goed na te denken over de indeling. De kracht van het platform zit in de flexibiliteit: alles is naar wens in te richten, maar een doordachte structuur aan de voorkant voorkomt onnodig aanpassen achteraf.

Terugkijkend zouden zij niets anders doen. De overgang, inclusief de overstap van een thin client-omgeving, verliep boven verwachting soepel. Dit schrijven zij toe aan een goede voorbereiding en uitgebreid testen vooraf. Doordat de omgeving direct goed werkte, was het eenvoudiger om de hele organisatie mee te krijgen. Iets wat zeker geslaagd is.

Ben je benieuwd naar de functionaliteiten van Workspace 365 of heb je interesse in modern werken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, wij helpen je graag verder.